Die Software kann von www.zotero.org heruntergeladen und installiert werden (für Mac, Windows, Linux sowie iOS). Hinweis: Die Installation ist notwendig, wenn man Zotero für die Erstellung von wissenschaftlichen Arbeiten in einem Textverarbeitungsprogramm verwenden möchte. Wenn man nur Literaturlisten erstellen möchte, reicht ein Login auf der Website.
Nach der Installation kann mit dem Hinzufügen von Literatur und Quellen begonnen werden. Für die Art des Eintrags gibt es in Zotero angelegte Voreinstellungen, beispielsweise „Buch“ für eine Monografie:
Rechts erscheint der Reiter „Info“, hier werden der Titel des Werks, der Autor (Nachname, Vorname) und sonstige Einträge wie Erscheinungsjahr, Verlag, Erscheinungsort etc. vorgenommen:
Alternativ können diese Einträge über den „Identifier“ („Zauberstab“) hinzugefügt werden. Wenn eine ISBN oder DOI vorliegen, werden Informationen zum Literatureintrag automatisch übertragen:
Die so angelegten Einträge können in der Tabellenansicht nach Autor, Datum oder Eintragsart sortiert werden. Sämtliche Literatureinträge können nachträglich bearbeitet und in Ordnern (Bibliotheken) und Unterordnern (Sammlungen) verwaltet werden. Es ist außerdem möglich Notizen, Tags und Querverweise zu vergeben:
